Cómo organizar un evento gastronómico perfecto

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Hoy en día organizar un evento gastronómicos está muy de moda, no sabemos si por el “boom” del mundo foodie por las redes sociales o porque comer siempre es la excusa perfecta para disfrutar de una gran velada. Lo que está claro es que siempre que un evento triunfa, cumple con varios puntos además del efecto sorpresa que consigue hacer una experiencia inolvidable.




7 elementos para organizar un evento gastronómico original e inolvidable

Organización

Trabajar con organización es fundamental para que todo salga bien. Una buena anticipación y planificación calendarizada es clave ya que cada parte del evento es como un engranaje. Si una pieza falla, seguramente fallen las siguientes y la verdad es que hay muchísimos detalles. Lo más práctico es hacer un retrotiming o calendario inverso para saber cuándo debemos tener cerrada cada tarea. Elegir el lugar, planificar la campaña de comunicación y marketing, definir la tematización que puede incluir vasos personalizados o incluso un vestuario concreto, son algunos de los muchos puntos que deben tener una fecha de ejecución y cierre.

Cómo preparar un evento gastronómico original




Elegir un entorno espectacular

Hay lugares que ya de por sí dejan boquiabiertos a los invitados. Así que elegir uno original será fundamental para conseguir impresionar, lo mejor es buscar lugares especiales (un edificio emblemático, una finca con vistas, una jardín que nos traslade a otro universo, una azotea única…) o a veces, incluso, crear uno propio en los que no te imaginas organizar un evento gastronómico. En versión reducida puede ser encontrar una vivienda en airbnb o similar que pueda albergar un evento, pero en versión grande el límite puede ser la imaginación (y el presupuesto). Un rincón en medio del campo, un hangar, un avión, un museo, un cine, una cabaña en un árbol, un barco… lugares que requieren de un permiso especial. A veces con ayuntamientos de por medio, lo que necesitan de mucha anticipación.

ideas para hacer un evento gastro original
Organiza tu evento gastronómico en lugares únicos




Respetar una temática o estética

Hacer que cada detalle siga una misma idea o una estética ayuda a generar una experiencia completa, nada debe desentonar. Si por ejemplo tenemos un evento de queso, deberíamos cuidar mucho todos los elementos en torno a ese universo. Por ejemplo tener unos delantales de cocina personalizados para todos los camareros o las personas si hacen un showcooking, encargar unos vasos personalizados, entregar algún regalo de merchandising de queso, e incluso renombrar los espacios, salones o mesas con nombres de quesos. También deberá haber diseños con quesos como vinilos, imanes, photocall, podemos poner frases graciosas con la palabra queso (“Sin queso no hay beso”). Unificar todos los elementos da una sensación profesional, además de hacer la experiencia mucho más inmersiva.

Cómo hacer un evento gastronómico original
La tematizaci´ón es clave para organizar un evento gastronómico de éxito

Sorprender a los invitados antes del evento

Un evento gastronómico debe ser un viaje para los sentidos, no solo que todo esté rico sino crear una experiencia. Para conseguirlo, es importante crear un “storytelling” que capte la atención de los invitados. Esto se puede hacer con un pequeño regalo pre-evento con un mensaje de expectación, puede ser una tarjeta con un olor a algún alimento y una frase impactante, un mensaje clave que debe mostrarse en el evento, una llave que abre algo o un cubierto o pajita personalizado. Cuanto más original, mejor.




Comunicación y márketing

Si algo no se comunica no existe. Así que debemos apoyarnos mucho en las herramientas de comunicación y márketing a nuestro alcance para hacer una convocatoria adecuada, una campaña de captación de invitados atractiva o una planificación de cómo se dará a conocer el evento por parte de los asistentes. Se puede hacer desde publicidad en Google (SEM), newsletters a bases de datos propias o de terceros, envío por carta físico, generar contenido propio en redes sociales o contratar a influencers que disparen el interés y la difusión por el evento.

En el ámbito gastronómico, cada vez hay más famosos vinculados a este sector como gancha para atraer visitantes de calidad, potenciado principalmente por Masterchef Celebrity y por la explosión foodie en redes. Hay muchos perfiles de recetas o visitas de restaurantes en Instagram que seguro que quieren participar en tu evento, algunos de nivel medio o bajo que incluso lo pueden hacer gratis si el evento es atractivo. Aunque se pueden contratar agencias, lo más barato suele ser contactar a los influencers directamente. A nosotros nos han ofrecido acudir a bastantes eventos gastronómicos y hemos ido a varios, siempre de manera gratuita por vivir la experiencia. Contar con algún infuencer foodie de renombre puede servir incluso de gancho para atraer a otros perfiles gastronómicos que de otra manera no acudirían.

Originalidad

No hace falta decir que la originalidad del evento es clave no solo para que la gente disfrute la experiencia sino para que el producto o marca que se promociona tenga un buen recuerdo entre los asistentes. Muchas veces se peca de repetir ideas de un evento a otro, viendo cosas muy parecidas. Hay que intentar huir de lo tradicional, ser arriesgado en las ideas e intentar hacer algo realmente original. Un taller de tema gastronómico con alguien especial o una rama de la cocina poco conocida, una cata a ciegas, una actividad de grupo como un teambuilding o hacer protagonistas del evento a los invitados puede funcionar bien. Por ejemplo, por qué no hacer una actividad de teatro de improvisación con temática foodie o un juego de competición por equipos.

Esperamos haberos ayudado con todas estas ideas y que sepáis cómo hacer un evento gastronómico original e inolvidable.




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